80 : 20 ทำน้อยแต่ได้มาก มีอยู่จริง

เชื่อไหมว่า 80% ของงานที่ประสบความสำเร็จ มักมาจาก 20% ของความพยายามในการทำงานทั้งหมด หรือ ยอดขาย 80% ของบริษัท มักมาจากจำนวนพนักงานขายเพียงแค่  20% สถิตินี้ไม่ได้ใช้อธิบายแต่ผลลัพธ์ในเชิงบวกเท่านั้น แต่ยังใช้อธิบายผลลัพธ์ในเชิงลบด้วย เช่น 80% ของเว็บไซต์ที่ขัดข้อง มักมาจากโค้ดที่ผิดพลาดเพียง 20% เป็นต้น

ปรากฏการณ์ดังกล่าว เป็นการอธิบายผ่าน ‘กฎ 80 : 20’ หรือที่รู้จักกันในชื่อ ‘หลักการพาเรโต’ (Pareto Principle) คิดค้นขึ้นโดย ‘วิลเฟรโด พาเรโต’ (Vilfredo Pareto) นักเศรษฐศาสตร์ชาวอิตาลี ที่ค้นพบสถิตินี้ในการอธิบายถึงผลลัพธ์ของสิ่งต่างๆ ที่ว่า “80% ของผลลัพธ์ที่ได้ มักมาจากเพียง 20% ของการกระทำหรือสิ่งที่ใส่เข้าไป”

หากนำมาปรับใช้กับการจัดการเวลา (Time Management) เพื่อให้ชีวิต productive มากขึ้น ก็ควรจะเรียนรู้ว่าส่วนไหนควรจะจัดอยู่ใน 20% ที่จะส่งผลรวมต่อ 80% ที่เราปรารถนา แล้วคุณจะรู้ว่าทำน้อยแต่ได้มากนั้นมีอยู่จริง!

จัดลำดับความสำคัญ

ถามตัวเองก่อนว่า งานชิ้นไหน หรือ กิจกรรมใดบ้าง ที่จะส่งผลต่อผลลัพธ์ที่คุณกำลังต้องการมากที่สุด เพื่อการตัดสินใจลงทุนทั้งในแง่ของกำลังกาย กำลังเงิน และกำลังของเวลา เช่น งานชิ้นหนึ่งอาจดึงเวลาในการทำงานของคุณไป 10%

แต่หากงานชิ้นนี้เสร็จสิ้น จะช่วยส่งผลให้โปรเจคใหญ่เดินหน้าไปได้อย่างรวดเร็ว ดังนั้นงานชิ้นนี้จึงควรจัดอยู่ในกลุ่มที่คุณต้องทำก่อนเป็นอันดับต้นๆ มากกว่าที่จะไปทำงานชิ้นอื่นที่อาจเสียเวลามากกว่า แต่ไม่ได้ทำให้โปรเจคคืบหน้า

หรือระบุออกมาเลยว่า 40% ของความสัมพันธ์ที่เป็นทางการใดบ้าง ที่จะทำให้ธุรกิจมีความก้าวหน้าไปได้ไกล มากกว่าการเสียเวลาไปกับบางความสัมพันธ์ทางธุรกิจ ที่ไม่ได้ช่วยทำให้ผลกำไรงอกเงย

กำจัดสิ่งที่ฉุดรั้ง 

ปัญหาที่ทุกคนพบเจอบ่อยๆ ไม่ถึงเวลากำหนดส่งงาน งานไม่เดิน ต้องรอให้ไฟลนก้นเท่านั้น งานถึงจะงอก ผลลัพธ์ที่ได้คือร่างกายที่พัง งานที่อาจไม่มีคุณภาพ และอาจทำให้สูญเสียเวลาของการทำงานชิ้นใหญ่ที่ใกล้จะมาถึง

ในเมื่อเพื่อนร่วมงานบางคน ยังสามารถทำงานให้เสร็จได้ทันเวลาและมีประสิทธิภาพ แล้วทำไมคุณถึงจะทำบ้างไม่ได้ จดรายการสิ่งที่ทำให้คุณเสียสมาธิหรือเสียเวลาออกมาให้หมด และกำจัดมันออกไปเสีย

เช่น เสียงแจ้งเตือนของแอพลิเคชั่นต่างๆ ที่ไม่สำคัญในมือถือ การเปิดวิทยุหรือโทรทัศน์ในระหว่างการทำงาน และการพักเบรกเกินเวลาทำงาน เป็นต้น

มุ่งไปที่เป้าหมาย 

สิ่งหนึ่งที่ทำให้คนที่ประสบความสำเร็จแตกต่างจากคนอื่น คือ ‘ทัศนคติ’ เมื่อถึงเวลาที่พวกเขาต้องตั้งเป้าหมาย พวกเขาจะตั้งเป้าหมายใหญ่เอาไว้เพียงหนึ่งเป้าหมาย และทำงานเพื่อให้บรรลุไปถึงเป้าหมายนั้น

โดยจัดลำดับความสำคัญของงานต่างๆ และวางเป้าหมายในระยะสั้นเอาไว้โดยรอบกับเป้าหมายใหญ่ที่ตั้งไว้ พวกเขารู้จักที่จะจัดสรรเวลา และเรียนรู้ที่จะใช้เวลาเหล่านั้นไม่ให้ไร้ประโยชน์ ไม่เสียเวลาไปกับการพูดเรื่องใต้โต๊ะ หรือเรื่องติฉินนินทา รวมถึงไม่เสียสมาธิไปกับสิ่งล่อใจอื่นๆ

หากคุณอยากประสบความสำเร็จได้อย่างที่ตั้งใจ ให้มุ่งไปที่เป้าหมายเข้าไว้ และใช้หลักการพาเรโตนี้อย่างชาญฉลาด

จัดระบบเวลา 

เมื่อจัดลำดับความสำคัญของงานก่อนหลังได้แล้ว ควรทำตารางแจกแจงออกมาว่า งานแต่ละชิ้นของคุณนั้นใช้เวลาในการทำงานเท่าไหร่บ้าง เช่น 1 ชั่วโมง สำหรับการตอบอีเมลล์, หรือ 1 ชั่วโมง สำหรับการติดต่อลูกค้า เป็นต้น

และสร้างอีกคอลัมน์ขึ้นมาเพื่อแจกแจงว่างานชิ้นนั้นๆ ของคุณ ส่งผลต่อความ productive ในงานของคุณกี่เปอร์เซ็นต์ เพื่อที่จะได้เห็นภาพชัดเจนยิ่งขึ้น ว่างานส่วนไหนควรจะทุ่มเทมากน้อยเท่าใด

อย่างไรก็ตาม ในแต่ละวันนั้นให้ทดลองจับเวลาการทำงานในแต่ละส่วนเอาไว้ด้วย ตั้งแต่เริ่มงานจนงานเสร็จสิ้น เพื่อที่จะได้เห็นว่าในวันหนึ่งๆ นั้น มีชิ้นงานไหนที่ทำไม่ได้ตามเป้าหมายที่ตั้งไว้บ้าง จะได้ปรับวิธีการทำงานให้เหมาะสมยิ่งขึ้น และตัดส่วนที่ไม่สำคัญจริงๆ ออกไปด้วย

มองหาความช่วยเหลือ 

การไปถึงผลลัพธ์บางอย่าง อาจไม่สามารถบรรลุได้ด้วยการทำงานด้วยตัวคนเดียว แต่ละคนย่อมมีความถนัดที่แตกต่างกันไป ดังนั้นบางสถานการณ์เมื่อเราลำดับความสำคัญของงานแล้ว งานส่วนไหนที่เราไม่ค่อยมีความถนัด

แต่ต้องการความเร่งด่วน และอยู่ในส่วนความรับผิดชอบของเราจริงๆ ให้รีบหาที่ปรึกษาเพื่อขอคำแนะนำ หรือถ้าอยู่ในตำแหน่งที่สามารถแจกจ่ายงานได้

แนะนำให้มอบงานเหล่านั้นกับคนที่มีความถนัดจะทำให้งานคืบหน้าได้เร็วขึ้น ดีกว่าการนั่งงมเข็ม รอผลลัพธ์ที่อาจจะต้องเสียเวลากลับมานั่งแก้งานด้วยซ้ำไป

ที่มา: (lifehack.org), (medium.com), (moneyhub.in.th), (scotthyoung.com), (userscientist.com)